Tips : Mengelola Waktu, Meningkatkan Produktivitas

Mengelola Waktu, Meningkatkan Produktivitas 

Kelimpungan membagi waktu dalam pekerjaan? Beberapa hasil pekerjaan menjadi tidak memuaskan karena konsentrasi terbagi pada beberapa tugas lain? Merasa lelah dan tidak berdaya karena tidak bisa menolak tugas? Kehilangan dokumen penting saat sangat dibutuhkannya?

Bila satu jawaban dari pertanyaan di atas adalah “Ya” ada tips yang harus dikuasai dalam mengelola waktu.

Sering sekali kita merasa kewalahan oleh pembagian waktu. Merasa tidak berdaya karena waktu begitu terbatas sedangkan tugas begitu banyak sehingga kita merasa menjadi korban dari sempitnya waktu. Siapakah sebetulnya yang memegang kendali atas waktu? Betul kita tidak dapat membuat waktu menjadi berhenti, memperlambat atau mempercepat waktu. Kabar baiknya, kesibukan kita adalah pilihan kita. Pilihan kita adalah:

·Apa yang mau kita kerjakan sekarang
·Apa yang mau kita kerjakan nanti
·Siapa yang dapat kita delegasikan
·Apa yang dapat kita abaikan

Mengelola waktu sangat berhubungan dengan persepsi kita terhadap tentang waktu. Bila Anda merasa waktu berada di tangan Anda untuk dikendalikan, maka jawaban atasu pilihan-pilihan ini menjadi jelas. Perlu kejujuran untuk menjawab pilihan tersebut. Untuk membantu kita menjadi jujur dalam membuat prioritas maka periksa dengan teliti satiap aktivitas yang tertulis pada agenda Anda. Apakah aktivitas tersebut pantas menjadi prioritas atau dapat dilakukan nanti, dapat didelegasikan atau bahkan perlu diabaikan.

Alat periksa suatu aktivitas sebelum menjadi prioritas adalah:
- Aktivitas tersebut membantu mencapai tujuan sesuai visi hidup Anda,
- Aktivitas itu membantu meraih sukses pribadi dan organisasi
- Aktivitas itu memperkaya hidup
- Aktivitas itu akan sangat disesali kalau tidak dicapai

Setelah memeriksa setiap aktivitas, tentukan waktu yang paling optimal bagi kita. Kita -manusia di dunia ini- terbagi dua, antara manusia pagi (morning person) dan manusia malam (late person). Bila kita ingat-ingat, ada jam-jam kita berpikir dengan prima. Mengingat, menghitung, menganalisa dengan baik. Bisa pagi hari atau sore, bahkan malam bagi sebagian orang. Kenali kebiasaan kita selama ini. Jika waktu prima itu di pagi hari, siapkan meeting penting di pagi hari, dan gunakan waktu menyelesaikan tugas-tugas rutin di sore hari.

Setelah mendapatkan daftar aktivitas setiap hari dan memisahkan aktivitas yang menjadi prioritas Anda, kenali beberapa gangguan yang mengurangi waktu Anda saat melakukan aktivitas yang menjadi prioritas. Hal itu dapat berupa mencari benda-benda kecil seperti staples, klip kertas, nomor telpon rekan bisnis atau klien. Atasi keadaan ini dengan meluangkan waktu merapikan dokumen dan meja kerja Anda. Lakukan pemisahan antara file aktif dan file yang ‘kalau-kalau perlu’. Buat catatan nomor telpon penting di tempat yang mudah diakses, simpan semua benda pada tempatnya, kembalikan semua benda pada tempatnya segera setelah menggunakannya dan singkirkan semua benda yang belum perlu untuk pekerjaan saat ini.

Intinya, mengelola waktu berkaitan langsung dengan mengelola diri sendiri, mengelola tugas dan mengelola orang lain. Ketika waktu sudah dapat kita kelola dengan baik, kita menjadi efisien dan produktif.

Tips Praktis Mengelola Waktu
Setiap malam luangkan waktu lima menit untuk melihat aktivitas Anda esok hari. Periksa prioritas yang penting, tidak penting, dan sebagainya. Buat secara detil dan spesifik ‘apa’ yang akan Anda lakukan dan apa ukurannya. Misalnya, Membuat 3 halaman report bulanan, menelepon 5 klien untuk mengetahui progress proyek, dan bertemu dengan calon investor dari jam 3 sampai jam 5.